Checklist: qué necesitas antes de contratar cobertura para tu evento de empresa

Pedir presupuesto de fotografía o vídeo para un evento de empresa sin tener claros unos pocos datos básicos es la forma más rápida de recibir propuestas que no se pueden comparar entre si. Un estudio te cotiza por horas, otro por entregables, un tercero incluye el dron y otro no. Al final, decides con más ruido que información.

Esta checklist reúne los siete puntos que, desde nuestra experiencia cubriendo eventos corporativos en Barcelona y Europa, marcan la diferencia entre un presupuesto ajustado a lo que necesitáis y uno que hay que renegociar a mitad de proyecto.

¿Por qué definir esto antes de pedir presupuesto?

Cuantos más de estos puntos tengáis resueltos antes de escribir al fotógrafo o la productora, más rápido y más preciso será el presupuesto que recibáis. No hace falta tenerlo todo cerrado (para eso también está la primera llamada), pero sí tener una idea aproximada de cada uno.

1. Objetivo del evento y qué queréis conseguir con las imágenes

No es lo mismo necesitar material para un informe interno que para una campaña de comunicación externa. Antes de nada, preguntaos para qué vais a usar las fotos y el vídeo: ¿redes sociales?, ¿la web?, ¿una memoria anual?, ¿contenido para vendedores o para el equipo comercial? El objetivo final condiciona el estilo, el ritmo de entrega y hasta el tipo de planos que tiene sentido priorizar el día del evento.

2. Tipo de evento y número de asistentes

Una convención de 300 personas no se cubre igual que una cena de equipo de 20. Define el formato (presentación, gala, team building, feria, rueda de prensa) y una cifra aproximada de asistentes. Esto determina cuántos profesionales hacen falta sobre el terreno y cuánto tiempo de cobertura es razonable.

3. Formatos que necesitáis: fotografía, vídeo, Same Day Edit o contenido para redes

Fotografía y vídeo no son la misma cosa ni cuestan lo mismo, aunque muchas veces conviene contratarlos juntos porque un mismo equipo coordinado da un resultado más coherente. Decidid si necesitáis:

• —Fotografía de evento para prensa, redes o archivo interno.
• —Vídeo corporativo o recap del evento.
• —Same Day Edit: un vídeo editado durante el propio evento y proyectado esa misma noche, ideal para generar un momento de emoción colectiva en galas o convenciones.
• —Contenido específico para redes sociales, en formato vertical y de corta duración.

4. Espacio y logística: luz, sonido y permisos

El lugar donde se celebra el evento afecta directamente al equipo técnico necesario. Un espacio con poca luz natural puede requerir iluminación adicional; un recinto ferial o institucional puede exigir acreditaciones o permisos de grabación. Si ya tenéis la sede cerrada, compartidlo con el estudio cuanto antes: permite anticipar problemas técnicos antes del día del evento, no durante.

5. Equipo necesario: cuántos fotógrafos o videógrafos hacen falta

Depende menos del número de invitados y más de lo que queráis cubrir simultáneamente. Un ponente en un escenario lo puede cubrir una sola persona, pero si queréis que el discurso se grabe entero y a la par tener planos más dinámicos, vais a necesitar 2; un evento con varias salas, photocall y entrevistas en paralelo necesita un equipo de varios profesionales coordinados. Preguntad siempre cuántos operadores incluye la propuesta y qué cubre cada uno o dejaros asesorar por vuestro estudio o productora de confianza.

6. Plazos de entrega

No todos los eventos tienen la misma urgencia. Si necesitáis contenido para publicar al día siguiente, el proceso de edición y los plazos comprometidos deben quedar claros desde el presupuesto, no negociarse después. Preguntad también si existe la opción de un avance rápido (unas pocas fotos editadas en 24 horas) mientras se entrega el material completo.

7. Presupuesto orientativo

Tener una horquilla de presupuesto, aunque sea aproximada, ayuda al estudio a proponeros la configuración de equipo y formatos que mejor se ajusta, en lugar de una propuesta genérica. Si queréis una referencia de precios antes de pedir presupuesto, tenéis nuestra guía de precios de fotografía para eventos de empresa en Barcelona.

Resumen: la checklist en siete preguntas

Antes de escribir a un fotógrafo o productora para vuestro próximo evento de empresa, tened claras las respuestas a esto:

• —1. ¿Para qué vamos a usar las imágenes?
• —2. ¿Qué tipo de evento es y cuántos asistentes esperamos?
• —3. ¿Necesitamos fotografía, vídeo, Same Day Edit o contenido para redes?
• —4. ¿Cómo es el espacio: luz, sonido, permisos?
• —5. ¿Cuántos fotógrafos o videógrafos hacen falta?
• —6. ¿En qué plazo necesitamos el material?
• —7. ¿Cuál es nuestro presupuesto orientativo?

Cómo lo hacemos en Piña Colada Studio

Si no tenéis claras todas las respuestas, no pasa nada: es exactamente para eso que existe la primera conversación. En Piña Colada Studio cubrimos eventos de empresa en Barcelona y por toda Europa desde 2015, con equipos que van desde un solo profesional hasta más de diez personas para proyectos con multicámara, broadcasting y Same Day Edit. También trabajamos como fotografía y vídeo de empresa en Sabadell y el Vallès para empresas de proximidad. Si tenéis un evento en mente, contadnos qué necesitáis y os preparamos una propuesta a medida.